CNKI科研诚信管理系统研究中心-工作总结的写作方法与要领
工作总结的写作方法与要领
时间:2011年01月13日 来源:祝兴平

《新闻与写作》供稿 “总结”,是对以往一段时间内某项工作、学习或活动,进行系统全面的回顾、检查、分析、研究,从中提炼出带有规律性的东西,以便指导日后工作的一种使用频率颇高的应用文体。

“总结”的作用是多方面的。首先,有助于形成带有规律性的认识,总结的目的不在于陈述具体的工作过程,而在于总结带有指导性的、参考作用的经验性的认识;其次,有助于吸取经验教训,指导实践;三,总结具有汇报工作、树立典型的作用;四,总结具有积累历史资料的作用。

“总结”,从内容上看,有专题性和综合性两大类型。从结构形式上看,包括以下五种:

1.“三大块”式。综合性工作总结最常见的形态。通常由三大部分组成,即“基本情况概述”;“主要做法”(“主要做法和经验”、“经验体会与教训”等);“问题及今后打算”。在结构安排上“两头小,中间大”,即 “凤头,猪肚,豹尾”。

2.“因果倒置”式。专题性工作总结常见的形态。它将经验、体会置于文章的重心部位,通常开篇先讲取得的成绩,即“果”;接着表述成果取得的原因,即经验、体会,这是“因”。先“果”后“因”,“因果倒置”。工作中存在的问题,常置于结尾,三言两语,一带而过。

3.“条款并列”式。即把情况、效果、做法、经验、体会、问题、日后意见等融合在一起,归纳成若干条条,逐一加以叙述,不采取大问题套小问题的方法,而是每个问题都有相对的独立性。

4.“正反对比”式。把情况特别是经验与教训糅在一起,归纳成几大问题,逐一从事实与道理、正面与反面、经验与教训的对比上进行叙述。

5.“层层递进”式。专题总结常用的结构形态。通常先写一个简明的开头,说明开展某一工作或活动的原委、背景,然后在主体部分,按照这一工作进行的过程,从初期到后期,从远处到近处,从低级到高级,分作几个层次逐一加以说明,层层递进。

总结的基本结构一般包括四大部分:标题、主送机关、正文、署名。

标题。一般有单、双标题两种。前言。其目的在于让读者对总结的全貌概括了解,为阅读、理解全篇打下基础。正文。包括做法和体会、成绩和缺点、经验和教训。结尾。在总结经验教训的基础上,明确下一步的任务,今后努力的方向或打算。落款。即署名和日期。日期一般置于落款单位之后,如标题已标单位,落款亦可省去。

总结写作的一般要求与要领是:

1.把握共性,追求个性。公文写作最忌千篇一律,千文一调。为此,必须深入调查、全面了解,大量占有第一手资料,然后分析研究,选取最典型、最新颖、最有特色的材料,通过归纳、分析,总结出典型的经验,挖掘出深刻新颖的观点,在把握文体共性的基础上,写出特色和个性。

2.找出规律,突出重点。总结的目的,在于指导实践。为此,必须找出工作中带有规律性的东西,具有指导性的经验,因此,总结应切忌“流水账”,即不分主次,不讲轻重,事无巨细,面面俱到,胡子眉毛一把抓。而应突出重点及核心,抓住事物的主要矛盾和矛盾的主要方面。把工作中的基本经验、主要做法,贯彻方针政策的成功之处,指导工作开展的得力措施,推动事业顺利进行的关键所在等,都总结提炼出来。

3.语言准确、简明、生动。语言要做到判断明确,用词准确,含混的词语,“比较”、“一般”、“大体上”等尽量少用。叙述事例,真实、准确,评断不含糊。简明则要求阐述观点时,概括与具体相结合,要言不繁,不笼统累赘,文字朴实,简洁明了。生动则要求表述活泼不古板。

4.适当运用写作技巧。一要巧用数据和图表。通过当前数据与以往数据的对比,辅之以图示化工具,可更好说明工作的完成情况和取得的成绩,这比文字更有说服力、更直观。二要掌握材料一题多用的技巧。材料具有多面性,在不同场合均可发掘使用。三要综合、提炼材料。通过归纳、分析,把有用的东西“抽”出来,使其上升到系统、理性的高度,然后列个提纲,做出书面“设计”,再下笔写作。“七分想,三分写”也是快速成文的一条捷径。(作者为中央财经大学新闻传播系副主任、副教授)

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