科技查新是指通过手工检索和计算机检索等手段,运用综合分析和对比等方法,为评价科研立题、成果、专利、发明等的新颖性、先进性和实用性提供文献依据,帮助管理部门和科研人员进行决策的一种情报信息服务工作[1]。近年来,随着科研管理与科技决策工作科学化、规范化程度的不断提高,查新检索已成为科研课题立项、成果鉴定及申报奖励工作中的一个必要环节。
科研立项查新是重要的查新类别之一,一般是指对准备列入国家、省、部委等组织实施的科技计划的科研选题进行查新咨询[2]。通过立项查新一方面可以为主管科研立题的专家、领导提供客观的评审依据,避免科研项目低水平的重复,避免人力资源和物力资源的浪费;另一方面也为科研人员开题之前提供比较全面的研究信息,达到优化科研项目的总体设计、缩短科研周期、少走弯路以及快出成果的目的。
1 2003—2006年山东科技大学科研立项查新完成情况作为煤炭信息研究院、山东省科技情报研究所的代理查新机构,山东科技大学图书馆自1998年以来完成各类科技查新课题达600余项。经统计2003—2006年的4年间我校的立项查新数量为212项,其中每年的立项查新数量统计见表1。
由表1中的数据可以看出,以2004年为分界线,之前立项查新很少,而2004年以后立项查新数量迅速增加,这主要与国家科技计划管理改革的要求和力度的加大有关。2004年2月1日山东省科技厅发布了《关于科技计划项目立项查新检索的规定》,明确要求科技计划项目在立项之前进行查新检索。另外,最近两年国家863、国家973、国家科技支撑计划、高等学校博士学科点专项基金等项目的立项也都增加了查新环节,致使立项查新明显增加。
2立项查新中存在的问题
在查新过程中发现,目前科研人员对立项查新仍缺乏必要的了解,致使查新过程中存在着一些问题。
2.1查新项目的查新点过多
一般查新委托人在进行查新委托时需准确阐述其项目的技术要点及查新点,这些是查新人员熟悉查新项目和形成检索思路的主要依据。一般来说,科学技术要点要能反映查新项目研究工作的概貌,包括立项背景、拟研究的主要科学技术内容,要解决的技术问题和解决方案、要达到的具体目标和水平等。而查新点则是技术要点中要求查证新颖性的部分,要反映研究工作中具有创新性的研究内容,一般从技术要点中提取。然而在实际工作中经常遇到的情况是,委托方把技术要点中的所有技术特征均列为查新点,甚至罗列一些假想查新点,认为查新点越多越能体现项目的新颖性。事实上根据科学发展的规律,一般课题其查新点只有1～2个,最多不超过3个[3]。遇到查新点过多的情况,查新人员不得不与委托人沟通,重新调整查新点,这样一来查新时间大大延长,严重时会影响到项目正常申报。
2.2查新委托提供的资料过简
由于没有一个查新机构能够同时拥有各个专业的查新人员,也没有一个查新人员能够全方位掌握各个专业的知识,查新人员需要凭借查新委托提供的资料来理解课题,以把握课题的查新方向和重点。资料过简会给查新人员带来理解上的障碍,降低查新效率与准确度。
科技部2000年以国科发计字[2000]544号文发布的《科技查新规范》明确规定:“查新委托人应当据实、完整地向查新机构提供下列查新所必需的资料:其一,查新项目的科学技术资料;其二,技术性能指标数据;其三,查新机构认为查新必需的其他资料。”并指出有下列情况之一时,查新机构可以拒绝查新委托:“一是查新委托人不能明确列示查新题目下多个查新点,二是查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料。”为更及时有效地完成科技项目的查新报告,建议委托人在进行立项查新委托时最好同时提供立项申请书、立项研究报告等资料;进行成果鉴定查新时提供项目研制报告、技术报告等;进行申报奖励查新时提供奖项申报书及有关报奖材料。对于以上材料查新工作站应保证对其妥善保管并负责保密,待查新结束后归还。
2.3查新时间紧迫
由于科研人员对查新工作的性质和程序不熟悉,多数人员都是临近立项申报时才来查新,留给查新的时间很短。事实上查新人员在出具查新报告之前首先要对委托的查新项目进行消化和理解,并在此基础上制定检索策略进行检索,之后再通过对查出的各种相关信息进行分析、对比、研究、判断,得出查新结论。应该说查新工作具有很强的研究性,是一个科学求证或引证的过程。在这个过程中查新人员需要适当的时间进行思考与操作,不可能在太短的时间内完成。为保证查新的质量,一般要求查新时间至少不低于5个工作日。
2.4查新要求不切实际
查新要求是指查新委托人对查新范围的要求。一般有国内查新、国内外查新、国内外专利查新等。查新委托人应根据课题内容恰当地选择查新范围,而不是查新范围越大越好。例如一些有具体地域特点的调研项目,选择国内查新即可,盲目地扩大查新范围反而影响其合理性,且增加查新的费用。
2.5查新委托人不能正确看待查新结论
查新结论是查新报告的核心内容,是课题立项时的重要参考依据,也是查新委托人最关心的部分。但是在理解新颖性、看待查新结论的问题上,许多查新委托人存在一些片面或者错误的观点。他们认为查新结论为“尚未见报道”,表明课题属于“高、新、尖”,有利于项目立项,反之则不利。在查新工作中,经常遇到查新委托人极力要求查新人员给出“未见报道”结论的情况,以增加课题中标的可能性。申报者希望自己的课题获得立项的心情是完全可以理解的,但关键是对查新结论的不正确认识需要引起足够的重视。事实上,是否有报道不能作为课题立项的直接依据,更不能作为主要依据。“未见报道”的课题并不一定是应当立项的课题,同时“,已有报道”的课题也不见得不能立项。这是因为课题能否立项不仅要看课题的新颖性,还要综合考虑其应用价值、国内外研究状况与水平、课题组负责人及单位的研究能力、可投入的经费等各方面的因素。一般查新结论的几类主要原因与推荐建议之间的对应关系见表2[4]。
3建议
在查新过程中出现上述问题,归根结底在于科研人员对科技查新缺乏必要的了解。因此在查新工作中,加大对科技查新的宣传力度是十分必要的。宣传途径可有以下2个:首先,查新人员在受理查新过程中,通常会跟科研人员正面接触,查新人员应抓住机会向科研人员说明查新工作的性质与要求,使科研人员在查新过程中不断了解和熟悉科技查新工作;其次,可以印刷一些宣传手册,及时对科技查新知识、发展趋势及相关的政策要求进行宣传,以达到科研人员能充分了解、把握,并有效利用科技查新的手段,以达到科技查新的目的。
参考文献
[1]房江琪.浅议科技查新在科研立项工作中的作用[J].西藏科技,2006(3):59-60.
[2]霍仲厚,刘胡波.医药卫生科技查新教程[M].北京:军事医学科学出版社,2005:18-19.
[3]闫裴,刘亚茹.科技查新中查新点的分析与提炼[J].图书馆工作与研究,2006(2):39-40.
[4]张福林,刘学良,韩冰梅.课题查新结论与立项决策[J].中华医学图书情报杂志,2002,11(5):45-47.
Analysis on the Present Situation of and Some Problems in the Novelty-retrievalfor the Scientific-research Project ApprovalWANG Ya-bo,MA Sha-sha,CHEN Shao-jieABSTRACT:This paper makes the statistic analysis on the situation of the novelty-retrieval for the scientific researchprojects approval finished by Shandong University of Science and Technology from 2003 to 2006,points out and discussesthe existingproblems,and advances some reasonable suggestions.KEY WORDS:sci-tech novelty;scientific research project approval;computer retrieval1
